Escritórios de contabilidade, advocacia e clínicas têm três coisas em comum: guardam dados de clientes ou pacientes, dependem de um sistema específico e param quando ele para. O que muda é o que precisa voltar primeiro.
Contabilidade
- O que proteger: banco de dados do sistema contábil e fiscal, arquivos de clientes, certificados digitais guardados no servidor, e-mail.
- O que o teste precisa provar: que o sistema abre com a base restaurada e que as empresas e competências do mês estão lá.
- Quando dói mais: perto dos prazos de obrigações acessórias e da folha, quando um dia parado vira atraso para dezenas de clientes.
Advocacia
- O que proteger: pastas de processos e contratos, sistema de gestão do escritório, e-mail com histórico de clientes.
- O que o teste precisa provar: que os documentos voltam na estrutura original e na versão correta, e que o sistema de prazos abre com a agenda atualizada.
- Quando dói mais: em véspera de prazo processual e quando há dados sob sigilo profissional.
Clínicas e consultórios
- O que proteger: sistema de prontuário e agenda, exames e imagens, cadastro de pacientes, financeiro.
- O que o teste precisa provar: que o prontuário abre com o histórico do paciente e que a agenda do dia seguinte está completa.
- Quando dói mais: no atendimento do dia, porque paciente agendado chega mesmo com o sistema fora. Dado de saúde é dado pessoal sensível pela LGPD, o que aumenta o cuidado com cópias e acessos.
O que vale para todos
- cópia fora do escritório e cópia protegida contra apagamento durante a retenção;
- teste de restauração todo mês, alternando arquivos e sistemas, com o sistema conferido depois de restaurado;
- relatório de uma página para os sócios;
- contas de nuvem, como e-mail e arquivos compartilhados, incluídas no backup.
Veja como funciona o teste de restauração e o modelo do relatório mensal.